Tekoälylukutaidon dokumentointi: rekisterimalli ja tarkistuslista
Tekoälylukutaidon dokumentointi tarkoittaa, että kirjaat, mitä organisaatio on tehnyt henkilöstön tekoälyosaamisen tukemiseksi, keitä toimet koskivat ja milloin. Laki ei vaadi todistusta eikä tiettyä lomaketta. Euroopan komission mukaan organisaatio voi pitää sisäistä kirjaa koulutuksista ja muista ohjaavista toimista. Juuri sellaista kirjaa asiakkaat, hankintayksiköt ja auditoijat voivat pyytää nähtäväksi.
Kuvitellaan, että Pohjoisen Laitetukku Oy:n suurin asiakas kysyy toimittaja-arvioinnissa, miten henkilöstö on koulutettu käyttämään tekoälyä. Jos vastaus löytyy yhdestä rekisteristä ja yhdestä kansiosta, vastaat samana päivänä. Tästä kirjoituksesta saat molempiin mallin.
Tilanne 13.10.2026. Ei oikeudellista neuvontaa.
Miksi tekoälylukutaidon dokumentointi kannattaa
EU:n tekoälyasetuksen 4 artikla velvoittaa tekoälyjärjestelmien tarjoajat ja käyttöönottajat – käytännössä myös tekoälyä työssään käyttävät organisaatiot – toteuttamaan toimia, joilla ne tukevat henkilöstönsä ja puolestaan toimivien tekoälylukutaidon kehittämistä. Dokumentointia ohjaa kaksi komission linjausta (kysymys–vastaus-sivu, päivitetty 27.7.2026):
- todistusta ei tarvita, ja organisaatio voi pitää sisäistä kirjaa koulutuksista ja muista ohjaavista toimista
- osaamista ei ole velvollisuus mitata, mutta toimet mitoitetaan roolin ja riskin mukaan.
Kirjanpito ei siis ole itsessään lakisääteinen velvoite, vaan tapa osoittaa, että velvoitteen mukaiset toimet on tehty. Suomessa 4 artiklan laiminlyönnistä ei ole säädetty seuraamusta (HE 46/2025, jakso 2.5.3). Dokumentoinnin arvo on käytännöllinen: kun joku kysyy, vastaus on valmiina.
Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 2 kohta edellyttää lisäksi, että organisaatio pystyy osoittamaan noudattavansa tietosuojaperiaatteita. Samat ohjeet ja kuittaukset käyvät todisteeksi myös siihen. Taustan löydät kirjoituksesta tekoälylukutaito ja tekoälyasetuksen 4 artikla.
Kuka kysyy ja mitä näytät
Todennäköisin kysyjä on asiakas tai kumppani, ei viranomainen.
| Kuka kysyy | Tyypillinen tilanne | Mitä näytät |
|---|---|---|
| Asiakas | Toimittaja-arviointi tai tietoturvakysely: miten henkilöstönne käyttää tekoälyä ja suojaa tietomme | Tekoälyohjeistus, koulutuksen sisältökuvaus ja rekisterin yhteenveto |
| Julkinen hankintayksikkö | Tarjouspyynnössä kysytään tekoälyn käytöstä ja henkilöstön osaamisesta | Sama kuin asiakkaalle sekä tarvittaessa nimettyjen henkilöiden todistukset |
| Auditoija | Johtamisjärjestelmästandardit, kuten ISO/IEC 27001, edellyttävät dokumentoitua näyttöä henkilöstön pätevyydestä | Rekisteri, sisältökuvaus ja kertaussuunnitelma |
| Viranomainen | Esimerkiksi tietoturvaloukkauksen selvittely: miten henkilöstöä on ohjeistettu | Ohjeistuksen silloin voimassa ollut versio, kuittaukset ja koulutustiedot |
| Henkilöstön edustaja | Kehittämissuunnitelma (YT-laki 9 §, 50+ hlöä) tai oma vuoropuhelu (7 a §, 20–49 hlöä) | Osaamisen kehittämisen suunnitelma ja toteuma |
| Johto tai hallitus | Riskienhallinnan raportointi | Yhteenveto: kattavuus, avoimet suoritukset, vanhenevat todistukset |
Osaamisrekisteri: kuka on saanut mitä ja milloin
Kirjaa rekisteriin nämä tiedot:
| Sarake | Mitä kirjataan | Miksi |
|---|---|---|
| Henkilö | Nimi tai tunniste | Kohdistaa toimen ihmiseen |
| Rooli tai tiimi | Esimerkiksi asiakaspalvelu, myynti, HR | Rooli ja riski ohjaavat sisältöä |
| Suhde | Oma henkilöstö, vuokratyö, alihankkija | 4 artikla koskee myös puolesta toimivia |
| Käytetyt tekoälytyökalut | Hyväksytyt työkalut, joita henkilö käyttää | Riskit riippuvat työkalusta |
| Toimenpide | Koulutus, perehdytys tai muu ohjaus ja sen sisältö | Osoittaa, mitä on tehty |
| Päivämäärä | Milloin suoritettu | Osoittaa ajankohdan |
| Näyttö | Esimerkiksi hyväksytty loppukoe ja todistuksen koodi | Vapaaehtoinen, mutta helpottaa osoittamista |
| Ohjeistuksen kuittaus | Ohjeistuksen versio ja kuittauspäivä | Osoittaa, että säännöt on luettu |
| Seuraava kertaus | Päivämäärä tai kuukausi | Pitää osaamisen ajan tasalla |
Näin rekisteri voi näyttää kuvitteellisessa Esimerkki Oy:ssä:
| Henkilö | Rooli | Suhde | Toimenpide ja pvm | Näyttö | Ohjeistus kuitattu | Kertaus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Henkilö A | Asiakaspalvelu | Oma | Perusteet, 7 moduulia, 3.11.2026 | Loppukoe hyväksytty, todistuskoodi | v1.2, 28.10.2026 | 11/2027 |
| Henkilö B | Myynti | Oma | Perusteet, 7 moduulia, 12.11.2026 | Loppukoe hyväksytty, todistuskoodi | v1.2, 28.10.2026 | 11/2027 |
| Henkilö C | Palkanlaskenta | Alihankkija | Perehdytys tekoälyohjeistukseen, 5.11.2026 | – | v1.2, 5.11.2026 | 11/2027 |
| Henkilö D | Työnjohto | Vuokratyö | Kesken: moduulit 1–3 | – | Ei vielä | – |
Katso riviä D. Rekisterin tärkein tehtävä on näyttää keskeneräiset suoritukset, koska juuri niihin pitää reagoida.
Vinkki: Aigen Campuksen osaamisrekisteri kokoaa suoritukset, todistusten voimassaolon (12, 24 tai 36 kuukautta) ja ohjeistuksen kuittaukset automaattisesti. Raportit tulostat tai viet CSV-tiedostona, ja mukaan saat myös alihankkijat ja vuokratyöntekijät. Hinnat näet hinnastosta.
Todistekansio: tarkistuslista organisaatiotasolle
Rekisteri kertoo ihmisistä, kansio perusteluista. Kokoa nämä yhteen paikkaan:
| Asiakirja | Mitä se osoittaa | Päivitys | Säilytys |
|---|---|---|---|
| Tekoälytyökalujen luettelo | Mitä työkaluja käytetään, kuka niistä vastaa ja mitkä on hyväksytty | Kun työkalu otetaan käyttöön tai poistuu, katselmointi puolen vuoden välein | Kaikki versiot |
| Roolin ja riskin arvio | Ketkä käyttävät tekoälyä mihin, onko organisaatio tarjoaja vai käyttöönottaja, mitkä ovat keskeiset riskit | Vuosittain ja kun käyttö muuttuu | Kaikki versiot |
| Tekoälyohjeistus versioineen | Mitkä säännöt olivat voimassa milloinkin | Vähintään vuosittain ja kun työkalut tai säännöt muuttuvat | Kaikki versiot |
| Koulutuksen sisältökuvaus | Mitä aiheita koulutus kattaa ja kenelle se on tarkoitettu | Kun sisältö muuttuu | Kaikki versiot |
| Osaamisrekisteri ja kuittaukset | Kuka on suorittanut mitä ja milloin | Jatkuvasti, katselmointi neljännesvuosittain | Itse määritelty aika, ks. alla |
| Kertaussuunnitelma | Milloin osaaminen päivitetään | Vuosittain | Voimassa oleva ja edellinen |
| Kehittämissuunnitelman tekoälykohta (50+ hlöä) | Miten tekoäly vaikuttaa osaamistarpeisiin | Suunnitelman päivityksen yhteydessä | Kaikki versiot |
| Poikkeamat ja opit | Tekoälyyn liittyneet virheet ja niiden perusteella tehdyt muutokset | Aina tapahtuman jälkeen | Kaikki, henkilötiedot minimoiden |
Roolin ja riskin arvio vastaa komission minimilistaan: yleinen ymmärrys tekoälystä, tieto siitä, onko organisaatio tarjoaja vai käyttöönottaja, käytettyjen järjestelmien riskit ja niihin sovitetut toimet. Useimmille organisaatioille riittää yhden sivun muistio.
Tekoälyohjeistuksen pohjan saat maksuttomalla tekoälyohjeistuksen laatijalla. Se kattaa muun muassa hyväksytyt työkalut ja tietoluokat liikennevaloina, mutta luonnos on aina tarkistettava itse. Lue myös, miksi jokainen yritys tarvitsee tekoälyohjeistuksen.
Kauanko säilytät ja mitä tietosuoja vaatii
Laki ei määrää säilytysaikaa näille asiakirjoille. Kaksi periaatetta auttaa:
- Organisaatiotason asiakirjat eivät yleensä sisällä henkilötietoja. Säilytä vanhat versiot, jotta voit jälkikäteen osoittaa, mikä ohjeistus ja sisältö olivat voimassa tiettynä päivänä.
- Henkilökohtaiset suoritustiedot ovat henkilötietoja. Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaan niitä säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen. Määrittele säilytysaika itse, esimerkiksi työsuhteen ajaksi ja perustellun ajan sen jälkeen, ja kerro se henkilöstön tietosuojaselosteessa.
Kirjaa vain tarpeellinen: tieto hyväksytystä loppukokeesta riittää, yksittäisiä vastauksia ei tarvita.
Kun asiakas tai hankintayksikkö haluaa nähdä yksittäisen henkilön suorituksen, rekisteriä ei tarvitse avata. Aigen Campuksen todistuksessa on QR-koodi ja tunniste, joilla aitouden voi tarkistaa varmennussivulla.
Usein kysyttyä
Onko tekoälylukutaidon dokumentointi pakollista?
Ei sellaisenaan. Komission mukaan organisaatio voi pitää sisäistä kirjaa koulutuksista ja ohjeista. Ilman kirjanpitoa on silti vaikea osoittaa, mitä on tehty. Lue lisää: onko tekoälykoulutus pakollinen.
Riittääkö Excel-taulukko osaamisrekisteriksi?
Riittää, kun pidät sen ajan tasalla. Haaste on ylläpito: uudet työntekijät, kertaukset, ohjeistuksen uudet versiot ja kuittaukset. Kun henkilöstöä on kymmeniä, automaattisesti päivittyvä rekisteri säästää aikaa.
Pitääkö alihankkijat kirjata rekisteriin?
Kannattaa. Tekoälyasetuksen 4 artikla koskee myös niitä, jotka käyttävät tekoälyä organisaation puolesta. Kirjaa heistä vähintään ohjeistuksen kuittaus ja annettu perehdytys.
Kuinka usein tekoälylukutaitoa pitää kerrata?
Laki ei määrää kertausväliä. Vuoden tai kahden väli on perusteltu, koska työkalut ja säännöt muuttuvat nopeasti. Kertaa myös aina, kun otatte käyttöön uuden tekoälytyökalun tai ohjeistus muuttuu olennaisesti.
Aloita
Kirjanpito on helpointa, kun se syntyy koulutuksen sivutuotteena. Aigen Campuksessa suoritukset, todistukset ja ohjeistuksen kuittaukset tallentuvat osaamisrekisteriin automaattisesti. Aloita maksuttomalla tekoälyohjeistuksella ja lisää koulutus, kun olet valmis.