AI-policy för företag: gratis mall enligt AI-förordningen
En AI-policy för företag behöver svara på tre frågor: vilka AI-verktyg som får användas, vilken information som får matas in i dem och vem som ansvarar för resultatet. Nedan finns en mall för AI-policy i tio delar, med färdiga meningar att kopiera och anpassa, och en guide till hur du inför den.
Får en leverantörsfaktura klistras in i AI-assistenten? Står svaret inte i policyn får varje medarbetare gissa.
En AI-policy är inget formellt krav i AI-förordningen, men väl det enklaste sättet att ge alla samma spelregler. Den är också en naturlig del av arbetet med AI-kunnighet som artikel 4 kräver.
Läget 13 oktober 2026. Inte juridisk rådgivning. Mallen är ett utkast som du behöver anpassa och låta granska.
Vad en AI-policy ska innehålla
En bra AI-policy är kort nog för att bli läst, och två till fyra sidor räcker för de flesta. Den ska också vara konkret: ”använd bara godkända verktyg” hjälper ingen om det inte står vilka verktygen är.
Mallen bygger på tre principer:
- AI förbereder, människan bestämmer. Den som använder AI ansvarar för det som skickas vidare.
- Kontot avgör. Samma AI-tjänst kan vara godkänd med företagskonto och förbjuden med privat konto, eftersom villkoren för hur data används skiljer sig.
- Trafikljuset styr informationen. Grönt, gult och rött visar vad som får matas in var.
Byt ut texten inom hakparentes mot era uppgifter. Exempel Ab är ett fiktivt företag.
AI-policy mall: 10 delar att kopiera
1. Syfte och omfattning
Den här policyn beskriver hur vi på [Exempel Ab] använder AI-verktyg i arbetet. Den gäller alla anställda, praktikanter, konsulter och inhyrd personal som använder AI för företagets räkning. Policyn gäller från [datum] och ersätter tidigare instruktioner om AI.
2. Grundprinciper
Vi använder AI för att arbeta bättre, inte för att lämna över ansvaret. AI förbereder, du bestämmer. Du ansvarar för allt du skickar, publicerar eller beslutar, även när AI har tagit fram underlaget. Är du osäker frågar du innan du använder AI, inte efteråt.
3. Godkända AI-verktyg
Använd bara verktygen i tabellen nedan, och bara med företagskonto. Privata konton och gratisversioner får inte användas i arbetet. Vill du använda ett nytt verktyg skickar du en förfrågan till [IT-ansvarig].
| Verktyg | Konto | Tillåten information | Kommentar |
|---|---|---|---|
| [AI-assistent i kontorspaketet] | Företagskonto | Grönt och gult | Förstahandsval för interna dokument |
| [Fristående chattverktyg] | Företagskonto | Grönt | Inga kunduppgifter |
| [Kodassistent] | Företagskonto | Grönt och gult | Bara för utvecklingsteamet |
4. Information: trafikljuset
Grönt – offentlig information, till exempel texter från vår webbplats och publicerade rapporter. Får användas i alla godkända verktyg. Gult – intern information utan personuppgifter, till exempel mötesanteckningar, interna instruktioner och utkast. Får bara användas i verktyg som är godkända för gult. Rött – får aldrig matas in i AI-verktyg utan särskilt godkännande från [ansvarig]: personnummer, hälsouppgifter och andra känsliga personuppgifter, lösenord och åtkomstnycklar, företagshemligheter, avtal och prisuppgifter som inte är offentliga, samt [för offentlig sektor: uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen].
5. Tillåten och otillåten användning
Du får använda AI för att till exempel skriva utkast, sammanfatta, översätta, strukturera information och ta fram idéer. Du får inte använda AI för att fatta beslut om enskilda personer, till exempel i rekrytering, bedömning av anställda eller kreditbeslut, utan godkännande från [ledningsgruppen]. Förbjudna AI-metoder enligt AI-förordningen, till exempel att tolka känslor hos anställda på arbetsplatsen, används aldrig.
6. Kontroll av resultat
AI kan låta säker och ändå ha fel. Kontrollera alltid fakta, siffror, namn, källor och juridiska påståenden innan du använder ett svar. Ju större konsekvenser, desto noggrannare kontroll. Text som går till kunder, myndigheter eller allmänheten läses alltid av en människa innan den skickas.
7. Öppenhet och märkning
Vi är öppna med när AI används. När kunder chattar med en AI-assistent ska det tydligt framgå att de talar med AI. Bilder, ljud och video som AI har skapat eller ändrat så att de ser verkliga ut märks som AI-genererade. Internt berättar du för mottagaren om ett underlag i huvudsak är skrivet av AI, om det påverkar hur det ska läsas.
Den här delen speglar transparensskyldigheterna i artikel 50 i AI-förordningen, som gäller sedan den 2 augusti 2026.
8. Dataskydd och personuppgifter
Använd AI för personuppgifter bara i godkända verktyg och bara när uppgiften kräver det. Stäm av ny AI-användning som rör personuppgifter med [dataskyddsombudet eller den som ansvarar för dataskydd] innan den börjar. Misstänker du att personuppgifter har hamnat fel, till exempel i ett privat AI-konto, rapporterar du det direkt till [kontaktperson]. Företaget har ofta bara 72 timmar på sig att anmäla en personuppgiftsincident till IMY.
9. Utbildning och AI-kunnighet
Alla som omfattas av policyn går vår grundutbildning i AI inom [30] dagar från start och repeterar den [vartannat år] eller när verktyg och regler ändras väsentligt. Roller med särskilda risker, som HR och ekonomi, får kompletterande genomgångar. Genomförda utbildningar och bekräftelser av policyn registreras.
10. Ansvar, uppföljning och versioner
[Namn, roll] är kontaktperson för AI-frågor. Frågor, idéer och misstag rapporterar du till kontaktpersonen eller din chef. Att rapportera ett misstag i tid är rätt agerande, inte ett fel. Policyn ses över minst [två gånger per år]. Varje ny version får ett versionsnummer och datum, och väsentliga ändringar bekräftas på nytt av alla. Version [1.0], [datum]. Fastställd av [ledningsgruppen].
Tips: Vill du slippa börja från noll? I AI-policybyggaren i Aigen Campus svarar du på frågor i cirka tio minuter, och en AI-assistent skriver ett utkast med trafikljus, godkända verktyg, versioner och bekräftelser. Utkastet behöver granskas, och byggaren ger ingen juridisk rådgivning.
Så inför du AI-policyn
En policy som bara läggs ut på intranätet blir sällan läst. Gör så här i stället:
- Förankra innan beslut. Låt IT, HR, den som ansvarar för dataskydd och några vanliga användare läsa utkastet. De hittar luckorna.
- Ta hänsyn till MBL. Har företaget kollektivavtal och är AI-införandet en viktigare förändring, kan du behöva förhandla med facket före beslut enligt 11 § MBL. Enligt 19 § ska du också hålla facket informerat om hur verksamheten utvecklas. Läs mer i så inför du AI enligt MBL.
- Publicera och be om bekräftelse. Gör policyn lätt att hitta och be alla bekräfta att de har läst den.
- Utbilda. Policyn förklarar reglerna, utbildningen visar hur de fungerar i vardagen. Trafikljuset tas till exempel upp i modulen Informationen i trygga händer.
- Följ upp. Fråga efter en månad vad som är oklart, och uppdatera listan över godkända verktyg när något nytt tas i bruk.
Bekräftelse: text att kopiera
Jag har läst Exempel Ab:s AI-policy, version [1.0] daterad [datum]. Jag förstår vilka AI-verktyg jag får använda, vilken information som aldrig får matas in och vem jag vänder mig till med frågor. Jag följer policyn i mitt arbete. Namn: [namn] Datum: [datum]
Spara vem som har bekräftat vilken version och när. Det behöver du när en kund eller upphandlare frågar hur ni ser till att reglerna är kända. Mer om dokumentationen finns i så dokumenterar du AI-kunnighet.
Vanliga misstag och vad du gör i stället
| Misstag | Gör i stället |
|---|---|
| För allmän: ”Använd AI ansvarsfullt” | Namnge verktygen och ge exempel |
| Bara förbud, så användningen flyttar till privata konton | Erbjud ett godkänt alternativ |
| Ingen ägare, så verktygslistan blir inaktuell | Utse en namngiven ansvarig |
| Ingen version, så ingen vet vem som har bekräftat vad | Ge varje version nummer och datum |
| Ingen utbildning: att ha läst en regel är inte samma sak som att kunna tillämpa den | Koppla policyn till utbildning |
Vanliga frågor
Är en AI-policy obligatorisk enligt AI-förordningen?
Nej, AI-förordningen kräver ingen skriftlig AI-policy. Artikel 4 kräver däremot åtgärder för att främja AI-kunnighet, och en policy är ett av de mest konkreta sätten att visa vilka regler som gäller.
Hur lång ska en AI-policy vara?
Två till fyra sidor räcker för de flesta. Det viktiga är att den namnger godkända verktyg och säger vilken information som aldrig får användas.
Måste facket vara med när vi inför en AI-policy?
Det beror på. Har företaget kollektivavtal och innebär AI en viktigare förändring kan förhandlingsskyldighet enligt 11 § MBL gälla före beslutet. Är du osäker, stäm av med er arbetsgivarorganisation eller en jurist.
Hur ofta ska AI-policyn uppdateras?
Minst två gånger per år, och alltid när ett nytt verktyg tas i bruk eller reglerna ändras. Ge varje version ett nummer och ett datum.
Får vi använda den här mallen fritt?
Ja, kopiera och anpassa den. Den är ett utkast och ersätter inte granskning av någon som känner er verksamhet och de regler som gäller för er.
Kom igång
Vill du ha ett utkast anpassat efter er organisation, använd AI-policybyggaren. Den är gratis, liksom publicering, bekräftelser och versionshistorik. Använder ni sedan kursen bygger fem av slutprovets 30 frågor på er egen publicerade policy. Bygg er AI-policy.