Dokumentera AI-kunnighet: kompetensregister och bevis
För att dokumentera AI-kunnighet räcker i de flesta fall ett internt kompetensregister som visar vem som har fått vilken utbildning och när, vilken version av AI-policyn var och en har bekräftat och hur kunskapen hålls aktuell. AI-förordningen kräver inget intyg. Dokumentationen blir användbar när den är aktuell, omfattar även konsulter och går att ta fram på några minuter.
Varför spelar det roll? Frågan om AI-kunnighet kommer oftast från en kund eller upphandlare, inte från en myndighet. Har du register, policy och bekräftelser samlade svarar du samma dag i stället för att leta i mejl och kalkylark.
Läget 13 oktober 2026. Inte juridisk rådgivning.
Vad du behöver för att dokumentera AI-kunnighet
I lydelsen från 27 juli 2026 kräver artikel 4 i AI-förordningen att arbetsgivare som använder AI vidtar åtgärder för att främja AI-kunnigheten hos personalen och hos andra som använder AI för organisationens räkning (guiden om AI-kunnighet enligt artikel 4).
Inget intyg behövs, och du kan föra ett internt register över utbildningar och annan vägledning. Det finns heller ingen skyldighet att mäta kunskapen. Så skriver Europeiska kommissionen i sina frågor och svar om AI-kunnighet.
En bra dokumentation svarar därför på fem frågor:
- Vilka AI-verktyg används, och av vilka roller?
- Vilka regler gäller, och vem har bekräftat dem?
- Vilken utbildning har var och en fått, och när?
- Hur har utbildningen anpassats efter roll och risk?
- Hur hålls kunskapen aktuell när verktyg och regler ändras?
Exempel på kompetensregister
Ett kompetensregister kan vara ett kalkylark eller en rapport ur ett utbildningssystem. Huvudsaken är att samma uppgifter finns för alla, även för konsulter och inhyrd personal.
| Namn | Roll | Anställningsform | Utbildning | Slutförd | Slutprov | Intyg giltigt till | AI-policy bekräftad |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Sanna L. | Kundtjänst | Anställd | Grundkurs, moduler 1–7 | 2026-09-14 | Godkänt | 2028-09-14 | v1.2, 2026-09-10 |
| Mikko K. | Ekonomi | Anställd | Grundkurs + genomgång för ekonomi | 2026-09-21 | Godkänt | 2028-09-21 | v1.2, 2026-09-18 |
| Aino V. | Utvecklare | Konsult | Grundkurs, moduler 1–7 | 2026-10-02 | Godkänt | 2027-10-02 | v1.2, 2026-10-01 |
| Erik S. | HR | Anställd | Moduler 1–3 pågår | – | – | – | v1.2, 2026-10-05 |
Tre val att göra innan du börjar:
- Giltighetstid. Bestäm hur länge en genomförd utbildning gäller, till exempel 12, 24 eller 36 månader. Kortare tid passar roller med större risk eller verktyg som ändras snabbt. I exemplet har konsulten kortare giltighet, eftersom den följer avtalsperioden.
- Policyversion. Registrera vilken version som har bekräftats. När policyn ändras väsentligt ser du direkt vem som behöver bekräfta igen.
- Pågående. Visa även det som inte är klart. Ett register där alla är gröna väcker fler frågor än ett som visar en plan.
Tips: I Aigen Campus visar kompetensregistret vem som har slutfört vad och när, intygens giltighet (12, 24 eller 36 månader) och vem som har bekräftat AI-policyn. Konsulter och inhyrda kan ingå, och rapporterna kan skrivas ut eller exporteras som CSV. Se priser och vad som ingår.
Checklista: vad bevispaketet ska innehålla
Bevispaketet är det du skickar när någon frågar hur ni arbetar med AI-kunnighet. Håll det samlat och uppdaterat.
- AI-inventering. Vilka verktyg som används, av vilka roller och med vilket konto.
- Roll- och riskbedömning. Vilka roller som har störst risk och varför, till exempel HR och kundtjänst.
- AI-policy. Gällande version med datum, vem som har fastställt den och tidigare versioner.
- Bekräftelser. Vem som har bekräftat vilken version och när.
- Utbildningens innehåll. Kursplan eller modulöversikt, språk och hur rollerna har fått anpassade exempel.
- Kompetensregister. En aktuell export, med konsulter och inhyrda.
- Intyg och provresultat. Om ni använder prov och intyg: en sammanställning per roll. Kunder kan själva verifiera ett intyg med kod eller QR-kod.
- Plan för repetition. När utbildningen upprepas och vem som ansvarar.
- Ändringslogg. Beslut om nya verktyg, policyändringar och eventuella förhandlingar med facket.
Dela helst sammanställningar utåt, inte enskilda personers provresultat. Kunden behöver se att processen fungerar, inte vem som svarade fel på en fråga.
Vem frågar efter dokumentationen
Det är sällan en myndighet som frågar först. I oktober 2026 har ingen svensk myndighet ett uttryckligt tillsynsuppdrag för artikel 4. Utredningen SOU 2025:101 föreslår PTS och ingen sanktion, men förslaget är inte lag, se tillsynen över AI-förordningen i Sverige. Oftare kommer frågan från något av de här hållen.
Kunder
Leverantörsenkäter och avtal kan fråga vilka AI-verktyg ni använder, hur kunddata skyddas och hur personalen utbildas. Ett kort svar med policy och en sammanställning ur registret brukar räcka. Är ni personuppgiftsbiträde kan frågan också komma via personuppgiftsbiträdesavtalet.
Upphandlare enligt LOU
Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling ger upphandlande myndigheter flera sätt att fråga efter kompetens. Leverantören kan behöva visa att den har nödvändiga personalresurser och erfarenhet (14 kap. 5 § LOU), och beviset kan gälla utbildnings- och yrkeskvalifikationer (15 kap. 11 §). Myndigheten kan också ställa särskilda villkor för hur kontraktet ska fullgöras, till exempel om hur AI får användas i uppdraget (17 kap. 1 §). Med ett färdigt bevispaket svarar du på sådana krav utan att börja om för varje anbud.
Revisorer och certifierare
Är ni certifierade enligt ISO/IEC 27001 behöver ni visa medvetenhet och utbildning om informationssäkerhet (kontroll A.6.3 i 2022 års version). Ledningssystemstandarden för AI, ISO/IEC 42001, kräver dokumenterade belägg för kompetens. Kompetensregistret för AI passar in i båda.
Andra regelverk
Flera regelverk kräver redan utbildning som går att visa. Dataskyddsförordningen kräver lämpliga organisatoriska åtgärder (artikel 32). Verksamheter som omfattas av cybersäkerhetslagen (2025:1506) har krav på utbildning för ledningen enligt NIS2, och finansiella företag har motsvarande krav i DORA (artikel 13.6). AI-kunnigheten kan dokumenteras i samma struktur.
Dataskydd i kompetensregistret
Kompetensregistret innehåller personuppgifter. Fyra enkla regler håller det i ordning:
- Samla bara det du behöver: namn, roll, utbildning, datum och bekräftelser.
- Bestäm hur länge uppgifterna sparas, till exempel så länge personen arbetar hos er och en tid därefter.
- Begränsa åtkomsten till dem som behöver den, till exempel HR och närmaste chef.
- Berätta för medarbetarna vad som registreras och varför.
Stäm av upplägget med den som ansvarar för dataskydd hos er.
Vanliga frågor
Krävs ett intyg för att visa AI-kunnighet?
Nej. Kommissionen skriver att inget intyg behövs. Ett intyg är ett frivilligt sätt att göra det lättare för kunder och upphandlare att kontrollera resultatet.
Måste konsulter finnas med i kompetensregistret?
Ja, om de använder AI för organisationens räkning. Kommissionen räknar konsulter och tjänsteleverantörer till ”andra personer” i artikel 4.
Hur länge ska en AI-utbildning gälla?
Det finns ingen lagstadgad giltighetstid. Vanliga val är 12, 24 eller 36 månader, kortare för roller med större risk eller när verktygen ändras snabbt.
Räcker ett kalkylark som kompetensregister?
Ja, om du håller det aktuellt. I större organisationer blir handarbetet tungt, och då lönar det sig att registret fylls i automatiskt när någon slutför en utbildning.
Kom igång
Börja med registret du redan har och fyll på med policy och bekräftelser. Med årslicensen för Aigen Campus får du kursen, slutprovet, verifierbara intyg och kompetensregistret i ett. Licensen kostar 99 € per år inklusive 10 användare och 4,90 € per extra användare och år, exkl. moms. Se priser.